Avere un ufficio fuori dall’ufficio è un bisogno sempre più concreto per chiunque lavora da remoto. Sempre più spesso le persone lavorano in contesti diversi dal classico ufficio quali uno spazio di co-working, un co-living, un locale pubblico attrezzato con wifi oppure un luogo fuori dal qualsiasi contesto come può essere la giungla del Costa Rica.

In tutte queste situazioni devi avere con te tutto quello che ti serve per poter lavorare nel miglior modo possibile. Ovviamente un ufficio mobile per essere tale deve essere facilmente trasportabile.

Per qualsiasi ragione tu stia lavorando in mobilità hai bisogno di sapere qual’è l’hardware e il software giusto per non dover rimpiangere le quattro mura dell’ufficio.

Oltre a queste due componenti base per l’ufficio mobile sono importanti le abitudini e il mind-set per poter lavorare in maniera produttività e senza distrazioni in ambienti potenzialmente pieni di imprevisti.

Essere altamente produttivi significa dedicare tempo di qualità altamente focalizzato alle proprie attività senza distrarsi troppo, in modo da sfruttare il vantaggio di lavorare ovunque anche per esplorare il territorio e conoscere nuove persone.

È molto facile riprendere le abitudini del tragitto casa-lavoro sostituendo il luogo di lavoro aziendale con un co-working. È facile ritrovarsi ad essere un remote worker che in verità è molto simile al classico dipendente in ufficio.

• Che senso ha viaggiare se poi non hai il tempo di fare esperienze dove vivi?
• Che senso ha vivere in un luogo senza sapere tutte le meraviglie che aspettano di essere visitate?

Questa guida ti può essere utile in tutti i casi in cui lavori fuori ufficio sia che tu sei un freelancer, un nomade digitale, un imprenditore solitario, un remote worker, un manager, un direttore o un CEO. Anche i ruoli apicali in azienda possono lavorare fuori ufficio o almeno è una pratica molto comune al di fuori dell’Italia. Speriamo cresca anche in Italia questa consapevolezza di “corporate digital nomad”.

Handsome young Caucasian man packing laptop in backpack © Di LStockStudio/Shutterstock

Grazie allo smartphone, al cloud e a un notebook puoi tranquillamente lavorare da remoto, ma davvero ti basta questo per lavorare al massimo? In verità servono altre cose. Ti potresti domandare:

• Quanti oggetti devo portare con me?
• Quanto pesa il mio ufficio mobile?
• Ci sta tutto dentro alla mia borsa da lavoro? E così via.

Molto dipende dalla tua propensione ad essere minimalista e analizzare bene quello che ti serve quanto quello che è superfluo.

Soprattutto all’inizio della propria carriera come remote worker e nomade digitale sembra tutto assolutamente necessario e potresti ritrovarti con la borsa piena e avere ancora alcune cose da metterci dentro.

La Scelta del Computer

A young man chooses a laptop in the store © Di Bodnar Taras/Shutterstock

Ovviamente parti dal presupposto che per lavorare da remoto ti serve un computer portatile e per questo la scelta è piuttosto ampia. Se stai leggendo questo articolo dovresti già averlo altrimenti ti troverai a dover scegliere tra un portatile con sistema operativo Mac OS o Windows.

Senza entrare nella perenne diatriba di chi preferisce l’uno o l’altro questa scelta dipende molto dai gusti e dalle abitudini di lavoro personali. Tuttavia la scelta di un computer di qualità, e non quelli del discount, è consigliabile perché quando ti sposti o viaggi il computer è molto sollecitato dall’ambiente esterno.

L’usura del computer è data dalle condizioni climatiche, dai colpi che può ricevere, dal calore prodotto soprattuto se lavori in ambiente caldi e da tutta una serie di casistiche che possono mettere KO il tuo fedele compagno di lavoro. Quando questo succede non puoi più lavorare.

E’ importante meditare sulla gravità di questa situazione: quando non puoi lavorare perché il tuo computer è rotto non sei in grado di rispettare le consegne e metti in una brutta situazione l’intero team se lavori con altre persone.

Il Backup

Subito dopo la scelta del portatile, per grado di importanza, c’è il backup dei tuoi dati. Molte persone sottovalutano questo aspetto pensando che l’hardware funzioni sempre bene.

Nella non troppo remota possibilità che l’hard disk del tuo portatile non funzioni più è importante avere tutti i dati salvati in un hard disk di backup. Esistono software che permettono di fare un backup completo del hard disk in modo tale da ripristinare al volo i tuoi dati oppure di utilizzare l’hard disk di backup come hard disk di avvio del computer. Con questa soluzione non hai tempi morti nel tuo lavoro.

Pensa ad una situazione in cui hai una consegna in scandenza e puoi fare affidamento ad una soluzione come quella sopra menzionata: l’unico problema che ti rimane è comprare un nuovo hard disk.

Ovviamente esistono anche soluzioni di backup in cloud come Google Drive o Dropbox che hanno il grande vantaggio di salvare i dati su un server virtualmente indistruttibile.

Tuttavia l’hard disk è preferibile per poter fare il ripristino come menzionato sopra e perché non sempre potresti avere un collegamento alla rete così veloce da scaricare agevolmente svariati GB di dati necessari al ripristino.

Sul mercato ormai esistono hard disk con capienza di terabyte a prezzi contenuti. Anche qui vale la stessa regola del discount: acquista solo buon hardware e non cercare il risparmio a tutti i costi.

Smartphone e Tablet

Electronic device phone tablet computer technology © Di aPhoenixPhotographer/Shutterstock

L’antagonista del tuo portatile è il tuo smartphone. Preferisco non dilungarmi sulla scelta dello smartphone per tutte le considerazioni che possono essere fatte su marche, modelli e sistemi operativi. È piuttosto importante ricordare che spesso lo smartphone è utilizzato insieme al portatile come strumento di lavoro congiunto, per cui sullo schermo del portatile c’è una finestra mentre lo smartphone viene utilizzato ad esempio per chat del proprio software di collaborazione oppure altre varianti.

Altre situazioni prevedono invece l’utilizzo dello smartphone come sostituto del computer perchè non hai abbastanza tempo o perché sei in movimento. In tutte queste situazioni il tablet è una buona alternativa all’utilizzo del computer ma solo in determinate situazione e solo per determinate attività. Pensa, ad esempio, al lavoro di un graphic designer e a quale dispositivo è migliore per la tua situazione. Ad ognuno il suo!

In mobilità è facile perdere i propri dispositivi o romperli a causa di un imprevisto per cui ricordati che il backup di cui ti parlavamo prima vale anche per lo smartphone o il tablet, sia che utilizzi l’hard disk o un servizio in cloud.

La Connessione ad Internet e i Dispositivi

Molto probabilmente questa sezione dovrebbe stare al primissimo posto perché senza collegamento alla rete il lavoro da remoto è limitato soltanto a quello che puoi fare offline. In molte situazioni è utile avere del lavoro di questo tipo: pensa a quando sei in aereo e non ha il wifi, almeno per il momento!

In tutti gli altri casi è essenziale avere a disposizione uno smartphone che faccia da modem per il computer portatile o un comodissimo router wifi. Entrambi questi dispositivi permettono di connettersi facilmente ad Internet ma l’utilizzo di un router wifi è decisamente migliore. Questo dispositivo solitamente funziona come un qualsiasi accesso wifi verso il computer portatile e permette di poter collegare altri dispositivi al hotspot wifi.

I router wifi offrono un collegamento più stabile e più veloce di quello offerto da uno smartphone, soprattutto quelli che dispongono di antenne esterne. Se vuoi lavorare veramente bene ti consiglio di utilizzare uno dei tanti ottimi router in commercio e associarci una SIM con un piano generoso di dati. L’operatore con cui ti collegherai ad Internet influenzerà parecchio la tua velocità di connessione soprattutto in zone rurali dove il segnale è debole.

Cuffie e Auricolari

Young woman teaches a foreign language on the Internet © Di Elizaveta Galitckaia/Shutterstock

Le cuffie sono un accessorio essenziale per chi lavora da remoto. Molti professionisti preferiscono lavorare con un pò di musica ma la vera forza delle cuffie sta nella capacità di alcuni modelli di cancellare il rumore e alcuni lo fanno davvero bene.

I migliori modelli sono in grado di cancellare il rumore di ambienti di co-working rumorosi, di locali pubblici, persino della metro, così che puoi permetterti di fare una call in qualunque luogo sapendo di essere sempre “al sicuro”.

Tra gli imprevisti che ti possono accadere lì fuori i rumori molesti sono i peggiori: pensa alla situazione in cui devi fare una video-call in un ambiente rumoroso e non hai tempo per spostarti in un altro luogo più silenzioso.

L’alternativa leggera alle cuffie sono gli auricolari bluetooth senza filo che possono essere un accessorio utile e che occupa pochissimo spazio in mobilità.

E-Reader

Che ci fa un e-reader tra gli accessori indispensabili del tuo ufficio mobile? Solitamente quando sei in ufficio o casa hai a portata di mano una libreria con tutte le informazioni e nozioni lette nei tuoi libri.

Avere un dispositivo con tutta la tua libreria è molto utile per avere in un solo posto il tuo “sapere”.

Capita spesso di voler leggere alcune pagine per il proprio lavoro e lasciare il libro aperto per poter riprendere alcune nozioni. Inoltre gli e-reader non stancano gli occhi e leggere è una buona abitudine per imparare. Puoi scegliere uno dei modelli di Kobo o di Kindle disponibili sul mercato.

Caricatori Portatili

Asian woman working with her laptop and using smartphone while charging with power bank © Di iChzigo/Shutterstock

Soprattutto quando viaggi o ti sposti può capitare che la batteria muoia velocemente. E’ importante avere con sé un power bank per il proprio smartphone prima di tutto e se possibile anche per il proprio portatile. Solitamente durante il lavoro quotidiano fuori ufficio il primo dispositivo a scaricarsi è il portatile. Lo smartphone è un buon backup per poter lavorare quando la batteria del portatile è esaurita, è quindi importante avere sempre energia per lo smartphone in modo da avere continuità al lavoro in ogni situazione.

Esistono pochi ottimi power bank che ti permettono di ricaricare completamente il portatile utilizzando la recente USB-C oppure anche una normale presa elettrica. Questi power bank possono dare energia a più dispositivi mettendo a disposizione ore di autonomia lontano da prese elettriche.

Non bisogna sottovalutare che i caricatori portatili hanno un peso più alto di altri oggetti e sommato a tutto il resto degli oggetti nella tua borsa può dare fastidio. Valuta bene quello che serve alle tue esigenze.

Cavi e Prolunghe

Insieme ai caricatori portatili ricordati di portare con te un cavo USB piuttosto lungo e una prolunga elettrica ancora più lunga perché in mobilità non è mai possibile sapere dov’è una presa elettrica. Soprattutto in certi locali pubblici e negli aeroporti le prese sono rare.

La Webcam

La webcam esterna è una scelta alternativa alla webcam integrata ed è molto utile nel lavoro quotidiano di remote worker per tutti i motivi raccontati nell’articolo Lavoro da Remoto: le Migliori Webcam del 2018 per Lavorare in Team e Perché Sceglierle Buone.

Gli imprevisti lì fuori sono molti e può capitare di dover usare una webcam che gestisce meglio situazioni con poca luce oppure angolazioni particolari: pensa, ad esempio, ad una situazione in cui vuoi fare una video-call insieme ad un’altra persona e ti serve spostare agevolmente la camera oppure ti serve una panoramica più ampia.

Il Green Screen

Happy young man sitting at his desk - Green background © Di Algonga/Shutterstock

Potrebbe sembrare un accessorio superfluo ma dopo aver letto l’articolo Sfondo Virtuale: Un Ottimo Aiuto per Lavorare Ovunque pur Rimanendo nello Stesso Luogo potresti trovarlo molto utile nel tuo lavoro. In verità questo accessorio lo uso principalmente durante i workshop ma l’ho visto usare da molte persone che lavorano da remoto nel settore vendite. Fà la differenza usare un sfondo bello e sempre riconoscibile durante le video-call con i clienti. Se la tua professione è nella vendita o è principalmente di consulenza one-to-one può essere davvero utile l’utilizzo di green screen.

Questo accessorio lo trovi anche in un comodo formato lenzuolo facilmente ripiegabile e riponibile nella tua borsa così che occupa poco spazio. Oltre al lenzuolo verde servono delle grandi mollette ad-hoc per agganciarlo dietro di te e poterlo usare per sostituire lo sfondo un’immagine a tua scelta.

Software

Parlare di software per lavorare da remoto sarebbe troppo dispersivo per cui analizzo soltanto quelli utili a completare quello che ti ho raccontato finora. Quando ti ho parlato dell’importanza del backup non ti ho detto che se utilizzi un dispositivo con Mac OS l’applicazione Time Machine gestisce già il backup in maniera ottimale. I computer Windows invece hanno bisogno di un software di terze parti come EaseUS Todo Backup in grado di fare un’immagine del hard disk facilmente ripristinabile.

Un altro software decisamente utile e che in molti casi ti permette di lasciare a casa il green screen è ChromaCam. La capacità di questo software è quella di eliminare lo sfondo dietro di te senza l’ausilio di nient’altro se non l’algoritmo dell’applicazione che toglie lo sfondo usando il machine learning.

La Borsa e Altri Accessori a Seconda delle Occasioni

Traveler packing and getting ready for a trip, desktop with baggage © Di Stokkete/Shutterstock

Ora che sai cosa ti è utile quando lavori fuori ufficio dove la metti tutta questa roba? Una borsa o uno zaino, a seconda del tuo stile, è assolutamente necessario.

La scelta dovrebbe ricadere su un buon compromesso tra comodità e spazio disponibile tenendo a mente che decidiamo noi quello che è superfluo e può essere lasciato a casa. In molti casi puoi decidere in base ai tuoi impegni lavorativi cosa mettere nella borsa-zaino e cosa lasciare a casa in modo da trovare un giusto peso rispetto all’utilità degli oggetti. Oltre alla borsa quindi potresti considerare questi accessori:

• Adattatore USB-C per poter collegare qualsiasi dispositivo USB, schede di memoria o altri formati al computer.
• Supporto per computer per mantenere lo schermo del computer all’altezza corretta. Questo supporto spesso spinge all’acquisto una tastiera esterna e un mouse esterno.
• Piedini di supporto in gel per alzare il portatile nelle torride estati o sul tavolino all’aperto del tuo co-working preferito in Thailandia.

da mettere e togliere a seconda del loro utilizzo.

Per trovare il giusto accessorio potresti leggere anche l’articolo 24 Idee Regalo per Nomadi Digitali, Remote Worker e Viaggiatori Seriali.

Conclusioni

L’ufficio in mobilità è una definizione piuttosto ampia che va bene sia per chi conduce una più tranquilla vita da remote worker cittadino sia per chi viaggia con uno stile di vita da nomade digitale. L’approccio minimalista o meno, professionale o informale, dipende molto dalle priorità e dalla professione svolta da remoto.

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