Cropped shot view of young smart female student learning on-line via laptop computer © Shutterstock

L’anno scorso il mio (non più) fedele MacBook Pro mi ha abbandonata, diventando blu durante una conference call via Skype mentre produceva suoni infernali.

Vivendo in un altro paese, forse la situazione non sarebbe stata così drammatica, con qualche centinaia di euro si sarebbe risolta la cosa, ma in Argentina è stato più difficile.

Dopo aver ricevuto una diagnosi da un cardiochirurgo dei computer (sì, ha proprio detto che aprire un computer è come fare un intervento a cuore aperto, sto ancora ridendo…) ho dovuto accettare il fatto che in Argentina non potevo sostituire la scheda madre e mi sono messa l’anima in pace.

Questo episodio mi ha fatto riflettere molto sul mio lavoro, sulla gestione efficiente delle mie attività e su quali strumenti utilizzare per farla funzionare al meglio senza rischiare di perdere dati o rimanere in panne.

Per fortuna, l’unica cosa che ho perso irrimediabilmente sono stati un paio di video che dovevo ancora montare, perchè ho sempre utilizzato un software di backup online (per effettuare in automatico una copia di sicurezza dei mie dati) e per lavorare utilizzo quasi esclusivamente strumenti online in cloud.

I miei partner irrinunciabili sono Lastpass e Google. Di quest’ultimo uso la Suite, che prima si chiamava Google Apps for Work. In questo modo devo ricordare solo due password: una è quella di Lastpass, e una è quella di Google.

LastPass

Con Lastpass hai tutte le password memorizzate in un solo sito e attraverso un’estensione che installi nel tuo browser, ogni volta che ti colleghi a un sito o ad un servizio a cui sei registrato ti appare un box di login con i dati di accesso già inseriti, e questo per tutti i siti/servizi che vuoi, ti basta selezionare quello con cui ti vuoi accedere. Lastpass ha una versione gratuita e una premium.

Non solo, se gestisci servizi e profili di Social di clienti, questi possono (avendo un account di Lastpass) darti accesso al loro profilo senza che tu veda la password: questa infatti può essere visibile o meno. Possono darti accesso a qualunque servizio o strumento ed anche condividere note sicure, criptate, con dati sensibili.

Trello

Trello è uno strumento gratuito di project management molto intuitivo che serve per organizzare e gestire al meglio il tuo lavoro e i tuoi progetti, compreso il flusso delle comunicazioni all’interno di un eventuale team.

Ho provato tanti strumenti di project management e per diverso tempo ho usato Feng Office, mi è dispiaciuto “tradirlo” perchè trovo sia anch’esso un ottimo tool che non esito a raccomandare.

Di Trello mi piace molto la semplicità e la sua interfaccia molto intuitiva. Mi sembra che funzioni in modo compatibile con la mia logica: un board generale, molto stile Pinterest, immagina una lavagna pulita dove puoi creare liste di task e delle card in cui si inseriscono le varie attività da portare a termine che puoi organizzarle come vuoi tu. Puoi inserire una data di scadenza per ogni singola attività, puoi usare delle etichette per individuare più facilmente un argomento, puoi condividerle i task con il tuoi team e scambiare commenti tra gli utenti.

La suddivisione che io uso è questa

• Board = cliente
• List = attività principale, per esempio Social Media, Blog e così via.
• Card = attività o task legati alle attività principali

Toggl

Toggl è uno strumento di time tracking che si può integrare con Trello oppure utilizzare da solo, serve per tracciare il tempo speso per il tuo lavoro, per la gestione dei tuoi progetti e quelli dei tuoi clienti. Puoi fare un tracciamento in tempo reale e anche creare dei report, per te o per i tuoi clienti, visualizzando il tempo speso per un lavoro (con dettaglio sui singoli task) il tempo totale speso per un cliente o su un progetto in un intervallo di date.

Ci sono tantissimi strumenti diversi (molti dei quali sono gratuiti) per gestire al meglio il tuo lavoro e/o i tuoi progetti, il mio consiglio è di utilizzare quelli con cui ti senti più a tuo agio. Se ne utilizzi troppi rischi però di perdere di vista l’obiettivo principale che è quello di avere tutta l’informazione centralizzata per poter risparmiare tempo.

Lo strumento che ho sempre utilizzato per comunicare con i miei clienti è Skype. Ultimamente ho riscontrato qualche problema, a volte si blocca, fa fatica a collegarsi, quindi è sempre utile avere un’alternativa e ho riscontrato che la comunicazione nella piattaforma di Facebook (chiamata o videochiamata) è eccellente, a volte anche migliore di quella di Google, che è un’altra valida alternativa.

Uso 3 strumenti di grafica per realizzare attività, che non richiedano la professionalità di un grafico, come per esempio le classiche immagini con frasi, che faccio con Spark di Adobe o Canva. Quelle rare volte in cui si presenta la necessità di fare delle modifiche alle immagini, uso Picmonkey, che è una simpatica alternativa al Photoshop “per dummies.”

Tornando a Google, una rivelazione sono stati i Google Sites, sempre all’interno della Suite. Con questo strumento si può creare una sorta di Intranet, o meglio un sito studiato per caricare informazioni riservate da condividere solo con il mio team.

Hootsuite è lo strumento che uso per gestire i Social Networks. Anche se spesso prediligo l’interfaccia dei singoli network, come Facebook e Twitter, Hootsuite è uno strumento che consente di collegarsi da un unico pannello a diversi Social Network: 50 se hai il piano Pro, che costa circa 10 $ al mese, o 3 se usi il piano gratuito.

Come piattaforma per i pagamenti uso ancora Paypal, ma sto cercando alternative valide.

Ci sono decine e decine di altri strumenti che uso nel mio lavoro, ad esempio gli autoresponder che uso con i miei clienti, WordPress che uso quotidianamente per i miei siti e quelli dei miei clienti.

Poi ci sono degli strumenti che uso occasionalmente, come Hellosign per firmare contratti, che ha un piano gratuito limitato.

Tutti gli strumenti che ti ho menzionato hanno una versione o piano gratuito e versione premium a pagamento con funzionalità aggiuntive. Google Suite invece è solo a pagamento e costa 50€ all’anno. Il motivo per cui ho decido di pagare i servizi aggiuntivi di Google è stato inizialmente per liberarmi dallo spam di cui era inondato il mio server di Hostgator. La loro risposta alla mia richiesta di supporto fu che non potevano farci nulla e mi suggerivano di spostare le email sui server di Gmail, contrattando il servizio di Google for Business. Feci qualche ricerca e scoprii che c’erano ulteriori vantaggi, come i Google Site di cui ti ho parlato e un maggior spazio di archiviazione e quindi da un paio di anni lo uso regolarmente.

Foto credit: Shutterstock

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