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Negli ultimi anni sono notevolmente aumentati gli strumenti digitali in cloud che si propongono sul mercato come software di project management.

Che tu sia un freelance libero professionista, o un’azienda con una sede fisica, ti sarai di certo trovato nella situazione di sentire quello strano senso di ansia, dovuto alle troppe attività da portare avanti, email cui rispondere, o anche semplicemente tempi stretti per consegnare quanto promesso ai tuoi clienti.

Ciò succede quando non siamo in grado di gestire correttamente il nostro tempo lavorativo, né valutare bene le risorse in gioco, tendendo a dare risposte positive a qualsiasi tipo di richiesta non pensando alle conseguenze delle nostre azioni.

Prima di continuare la lettura, ti consiglio di ragionare su due aspetti. Il primo è che l’uso di tanti strumenti digitali in cloud, diversi e non interconnessi tra loro, tende a far aumentare il tempo lavorativo e diminuire l’efficienza di progetto.

Inoltre, è bene comprendere ed avere ben chiaro che un progetto è un’impresa complessa, unica e di durata determinata, volta al raggiungimento di un obiettivo prefissato mediante un processo continuo di pianificazione, esecuzione e controllo di risorse differenziate, e con vincoli interdipendenti di costi-tempi-qualità.

Per poter gestire un progetto lavorando da remoto con altri professionisti, devi scegliere la giusta tipologia di strumenti digitali in cloud affinché tu possa rispettare quanto evidenziato in precedenza. In questo articolo approfondiremo cinque tipologie e ti consiglierò uno strumento per ognuna di essa; nello specifico:

• Pianificazione: gestione tempi
• Esecuzione: operatività lavorando da remoto
• Interazione: comunicazione interna
• Condivisione: migliora la conoscenza interna
• Controllo: gestione risorse

Pianificazione: Gestione Tempi di Progetto

Prima dell’avvio vero e proprio del progetto è bene guardarlo dall’alto, elencando ed evidenziando, tutte le risorse necessarie per il corretto svolgimento; inoltre devi censire tutte le attività che dovranno essere eseguite, entro le milestone concordate con il tuo cliente.

Ognuna di queste attività richiederà un tempo preciso, che all’inizio, soprattutto se non hai molta esperienza, non sarà facile da quantificare.

Potresti davvero rimanere sorpreso da quanto ti porta via quella costellazione di micro-attività nel tempo generale di progetto, quindi scoprire che un progetto potrebbe essere anti-economico.

Lavorare sui dati costantemente, e sulla propria gestione personale, ti aiuterà a migliorare nel futuro, avendo più cura sia del prezzo con il quale presentare il tuo servizio sul mercato, sia nel marginalizzare meglio la tua attività professionale.

Per questo motivo, ti consiglio di usare Harvest Time Tracking. E’ un tool online, integrabile con Google Chrome e Safari e con una comoda applicazione che potrai scaricare sul tuo smartphone. In aggiunta, è integrabile con Asana, di cui troverai più avanti qualche utile suggerimento.

Una volta effettuata la sottoscrizione, procedi nella configurazione dello strumento, nel creare il tuo progetto sulla piattaforma ma soprattutto nell’installare l’estensione su Chrome (o Safari) e scaricare l’applicazione sul tuo cellulare. Così facendo, potrai avere sempre sotto controllo il tempo che investi su ogni attività di progetto.

Come vedi dallo screenshot, durante tutto il ciclo di vita del progetto, avrai modo di controllare e verificare lo stato di avanzamento del tempo che hai usato.

Esecuzione: Condividi la Tua Operatività Lavorando da Remoto

Durante l’operatività di progetto, cioè quando stai lavorando a testa bassa per scrivere codice, o per disegnare le interfacce grafiche per il sito web del tuo cliente, è molto importante condividere costantemente tutte le risorse con gli altri componenti del team.

Ad esempio, quando lavoriamo con team distribuiti per competenze professionali, ad esempio grafici e sviluppatori, può succedere che, presi dal dover velocemente completare un’attività, facciamo ciò che di più semplice ci viene in mente: salvare in locale quella specifica risorsa. Che sia un font, piuttosto che un file PHP (o altro linguaggio), è importante che sia sempre a disposizione degli altri professionisti.

Nel caso in cui tu sia un grafico, ti consiglio di usare gli strumenti messi a disposizione da Adobe Cloud, dove potrai comodamente mettere in condivisione sia le immagini usate, sia i font, sia qualsiasi altra libreria.

Nel caso in cui, invece, tu sia uno sviluppatore e ti occupi di progetti di sviluppo software o di sviluppo siti web (o qualsiasi altra attività che rientri nella tematica dello sviluppo), ricorda che condividere il codice sorgente è l’unica strada percorribile.

Sia per lavorare da remoto, che per lavorare da solo, usare tool come GIT o Mercurial, ti darà la possibilità di revisionare il tuo codice, aumentando la qualità, fornendo così un servizio migliore al tuo cliente.

Interazione: Comunicazione Interna

Quando lavori da remoto con altri professionisti che non sono nella tua stessa stanza o nello stesso ufficio, devi essere bravo a gestire la comunicazione, chiarendo bene i vari aspetti di progetto. Inoltre, la ricercabilità di ciò che scrivi e condividi è un tema fondamentale, soprattutto per migliorare la gestione del tuo tempo lavorativo.

Per questo, oggi, ho potuto ridurre di un buon 70-80% le email scritte per interagire con gli altri professionisti, grazie all’uso quotidiano di Slack. (Se ti interessa approfondire, quest’articolo spiega il perchè Slack può semplificare la vita di uno smartworker )

E’ una piattaforma all-in-one che ti consentirà di creare varie stanze per interagire in modo verticale con gli altri professionisti che compongono il team di progetto. Potrai sia scrivere, che comunicare con audio e video call, sia condividere documenti, quanto integrare ed interconnettere un numero elevato di applicazione e strumenti digitali in cloud.

L’uso di slack, ti consentirà di abbandonare tutta quella moltitudine di strumenti come Skype, Google Chat, Facebook Messenger e ti catapulterà in un mondo completamente nuovo, più efficiente ed efficace, nel contesto della comunicazione interna.

Condivisione: Migliorare la Conoscenza Interna

Avrai già letto in precedenza qualche consiglio a riguardo, Ho voluto, però, dedicare un paragrafo specifico a questa tematica, perchè noto ancora troppo spesso un proliferare eccessivo di buon e vecchi file Word / Excel, tutti ben conservati – quando va bene – in directory sul tuo PC.

Nel lavoro da remoto è importante condividere tutte le risorse di progetto con tutti gli attori coinvolti. Per questo, ti consiglio di usare Google Drive. Ti potrà sembrare un consiglio scontato e banale, ma non sottovalutare la potenza delle funzionalità messe a disposizione, sia in fase di permessi (chi vede cosa), sia in fase di revisioni (risalire alle vecchie versioni dei tuoi documenti), sia per condividere files di progetto con i tuoi clienti (evitando l’uso di servizi come megatransfer, wetransfer, ecc ecc).

Controllo: Gestione Risorse

Il “chi fa cosa” è un tema sempre molto complesso da affrontare. Una delle principali problematiche che porta al fallimento dei progetti gestiti da remoto, o ad uno scarso indice di efficienza, è proprio non avere una chiara risposta a questa domanda; ciò porta ad una errata distribuzione delle attività alle risorse di progetto.

Gran parte degli strumenti online si concentrano proprio sul risolvere questa problematica.

Tra tutti, ti consiglio di usare Asana, facendo però attenzione che, come anche gli altri, non è uno strumento di project management (quantomeno nella sua versione free), bensì un eccellente task manager.

Asana consente di creare uno o più progetti ed un team , con una o più persone (membri) al suo interno. Potrai, quindi, creare task e sotto-task, associando ad ognuno di loro sia il responsabile quanto la data di consegna.

Inoltre, Asana, porta con sé un calendario, che ti darà la possibilità di supervisionare la distribuzione delle attività tra la varie risorse coinvolte nel tuo progetto di lavoro da remoto.

Inoltre, Asana è integrabile con tutti gli strumenti elencati in precedenza. Potrai, ad esempio, usare Harvest per tenere traccia dell’effettivo tempo speso su quello specifico task. Oppure, potrai integrare Asana con Slack, affinché tutte le notifiche sui vari task ti vengano canalizzate sul tuo workspace, potendo interagire direttamente senza dover cambiare finestra o strumento.

Conclusione

Esistono un’infinità di strumenti digitali in cloud che ti consentiranno di gestire correttamente il tuo progetto lavorando da remoto. In questo articolo hai trovato 5 consigli sulla base della mia esperienza professionale.

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