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Quando si inizia un’attività online, sia di assistente virtuale e non, tra le prime cose su cui ci si interroga, e per cui a volte ci si preoccupa eccessivamente, ci sono gli strumenti da utilizzare per lavorare in maniera efficiente.

Nell’attività di assistente virtuale ci sono diversi tipi di strumenti, alcuni veramente indispensabili per la gestione ottimale del lavoro, altri necessari per condividere il proprio lavoro con i clienti o con un team di Assistenti Virtuali, altri sono facoltativi e dipendono esclusivamente dal tipo di servizi che si offre, quindi qui parleremo dei primi due gruppi.

#1: Strumenti Indispensabili per la Gestione Ottimale del Lavoro

Quando si lavora online e si gestiscono diversi clienti, l’organizzazione è d’obbligo.

Ognuno di noi ha il suo modo particolare di organizzarsi, quindi gli strumenti di cui ti parlerò sono quelli che io uso quotidianamente, quelli di cui non posso fare a meno e che facilitano il mio lavoro.

Ho già parlato di Feng Office, un servizio online che ti consente di gestire elettronicamente i tuoi progetti e le tue attività, nel post sui costi e i tempi per diventare assistente virtuale, ora ti spiego perché è così importante per me.

• Ti permette di inserire anagrafiche clienti, con i dati di fatturazione, e attribuire a ogni cliente una tariffa oraria per i servizi che fornirai.
• Puoi creare progetti relativi ad ogni cliente e in ogni progetto, che potrebbe essere ad esempio “Social Media”, puoi inserire Tasks, ad esempio “Gestione Facebook”, “Gestione Linkedin”, etc.
• Su ogni task puoi attivare un timer oppure inserire manualmente il tempo di lavoro, in modo che saprai sempre quanto stai impiegando su ciascuna attività.
• Puoi creare o caricare documenti e presentazioni.
• Puoi inserire un account di posta elettronica, per cui le email ti arrivano in Feng Office e non devi aprire decine di caselle di posta.
• C’è anche un’agenda, molto simile a quella di Google Calendar.
• Puoi condividere le aree di lavoro con i tuoi clienti, oppure con membri del tuo team, anche se questa feature ha un costo aggiuntivo.

Il costo di Feng Office è di $25 (circa 18€) mensili per un utente “Full Access”, ma è certamente uno strumento completo che ti permette la gestione integrale dei clienti e del lavoro.

Tieni presente che nel campo degli strumenti online e software c’è molta flessibilità: continuano a nascere nuovi strumenti e altri invece scompaiono.

Ti suggerisco un’alternativa a Feng Office che ha un piano gratuito e che sembra molto promettente, si chiama Wrike.

E per finire, ti segnalo Basecamp, il project management tool probabilmente più utilizzato dalle AV in tutto il mondo.

#2: Gli Strumenti per Condividere il Tuo Lavoro

Per esperienza, uno dei modi più disorganizzati per gestire le attività con un determinato cliente, è di farlo via email.

Arriverai ad avere centinaia di emails in cui ti vengono assegnati compiti, poi si cambia idea, si aggiunge altra informazione, e inevitabilmente un’email sfugge…

Ci sono due opzioni:

• 1. Se il tuo cliente è abbastanza “informatizzato” potete condividere un documento in cui vengono assegnati tutti i compiti in Google Drive. Si tratta di uno strumento gratuito di Google che permette di condividere cartelle e files con altri utenti e si può anche installare nel pc o MAC, in modo da sincronizzare i dati che sono online, nella “nuvola”, con il tuo computer. Il grande vantaggio è che è prima di tutto un archivio online, quindi non solo condividi documenti con un clienti, ma hai anche un backup.

• 2. La seconda opzione, nel caso in cui il tuo cliente non ne voglia proprio sapere di usare un qualsiasi strumento informatico, è quella di crearti degli appunti usando Evernote. E’ gratuito, ha una versione premium che costa $5 al mese o $45 all’anno, ma io non ho mai avuto bisogno di fare l’upgrade, perché la versione Basic è più che sufficiente. A volte lo uso per copiare i contenuti delle email in cui mi vengono assegnati compiti, e creare Note in cui mi organizzo tutto, una sorta di Post-It virtuale.

Evernote comunque non serve solo a questo, perché in realtà è un “web-clipper” che ti consente di salvare siti o articoli interessanti che trovi navigando per tenerli sempre a portata di mano. Ti consiglio di darci un’occhiata, è molto utile!

Alcuni strumenti che uso per la condivisione di files sono:

Wetransfer con il quale puoi inviare fino a 2 GB gratuitamente. A volte infatti possono esserci file troppo pesanti da mandare via email, come audio o video, in questo caso Wetrasfert è un’ottima soluzione.

Dropbox è in realtà molto più di un semplice servizio di condivisione di files, perché ti consente di salvare fino a 2 GB di file con il piano gratuito, quindi è utilissimo per il backup online dei tuoi files.

Suggerimento: cerca sempre di avere anche un backup online! Sembra impossibile, eppure una volta per un errore ho perso tutta la cartella di documenti e contemporaneamente si è rotto il disco esterno su cui avevo il backup: Dropbox mi ha salvata!

Poi ovviamente esistono strumenti indispensabili per comunicare.

Skype è certamente il più popolare, ma esistono alternative per realizzare riunioni di lavoro in cui vuoi mostrare una presentazione, (la condivisione dello schermo di Skype non sempre funziona in maniera efficace).

Anymeeting è una valida alternativa gratuita. In realtà è una piattaforma per eventi online, ma è validissima anche per svolgere semplici riunioni di lavoro e video chiamate one to one.

Una mia cliente coach ad esempio, utilizza Anymeeting invece di skype per le sue sessioni di prova gratuite, in questo modo evita di condividere la sua id di skype con troppe persone, genera un link e lo condivide con la persona con cui si collegherà.

Infine, ti segnalo uno strumento che non è di uso quotidiano, ma è molto utile. A volte poi può essere necessario convertire dei file di testo a Pdf, oppure file di un determinato formato di video, audio o immagine a un altro: Convert.Files è un’eccellente opzione, converte quasi tutto!

Questi sono alcuni degli strumenti indispensabili per gestire in maniera ottimale un’attività di Assistente Virtuale e sono quelli che uso quotidianamente.

Anche se io uso con molta soddisfazione Feng Office, avrai visto che si può gestire in maniera efficiente un’attività di assistente virtuale solo con strumenti gratuiti, quindi no panic!

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