Photo Credit © Sebastiaan ter Burg

Con questo post ti voglio dare alcuni consigli pratici per organizzare il lavoro di un team a distanza, in modo da gestirlo al meglio, ottimizzando tempi e mantenendo organizzato il flusso di informazioni.

In questi anni di vita nomade ho quasi sempre lavorato come freelancer, o gestendo da sola un mio progetto online e credo che sia la situazione più comune per molti nomadi digitali. Questo vuol dire che al di là dei rapporti con i clienti, tutto il resto dell’organizzazione del lavoro è sempre stata solo una questione di gestire me stessa e il mio tempo.

Ovviamente, se vuoi evitare di perderti per strada, è necessario che tu abbia un buon metodo per definire e organizzare i progetti che segui in proprio, ma le cose si complicano quando il gruppo di lavoro si amplia e non si è tutti presenti fisicamente in uno stesso luogo.

Da diversi mesi ho iniziato a collaborare con un progetto italiano, sempre relativo allo Yoga, che si chiama Yogare.

Photo Credit © Yogare

L’idea per questo progetto è venuta ad Alberto Vezzani, insegnante di Yoga e fotografo, il quale ha pensato di mettere insieme le sue due grandi passioni, per fondare la prima scuola di Yoga online in Italia. Con questo obiettivo, è partito costruendo un team che lo potesse aiutare a realizzare e far crescere questo progetto.

Ora Yogare è una realtà funzionante e di successo, con 14 insegnanti che regolarmente registrano e più di cento lezioni già sono già disponibili online.

Questo progetto è gestito da un team fisso di sei persone, la sede si trova a Reggio Emilia, mentre il grosso del team è sparso per l’Italia…e per colpa mia anche per il mondo!

Con l’ampliamento del team e l’aumento del flusso di lavoro, è stato fondamentale quindi riorganizzare la gestione e trovare delle applicazioni che supportassero il lavoro in remoto, rendendolo più agevole e ‘snello’.

Voglio darti ora qualche consiglio pratico, basato sulla mia esperienza personale, se anche tu stai pensando di creare un team di lavoro in remoto, oppure se vuoi riorganizzare il lavoro di un gruppo già esistente.

1# Comunicazione e Team: Dimenticati le Email!

La cosa più importante nell’organizzazione di un team che lavora separatamente a distanza, è chiaramente la gestione della comunicazione.

Non avere un ufficio, una sala riunioni o un qualsiasi altro punto di incontro, rende chiaramente più complessa la condivisione delle idee e la chiara suddivisione dei compiti.

In un team, soprattutto se stiamo parlando di un progetto indie (composto da attività indipendenti correlate), anche se ognuno ha il suo ruolo, è bene che tutti abbiano chiaro in testa la struttura globale del progetto, in modo da poterlo analizzare e poter quindi contribuire ad una sua migliore definizione.

Te lo dico non solo per risparmiarti tempo, ma anche perché quando il numero di persone che seguono un progetto supera le due, il flusso di email cresce in modo esponenziale e si va magari ad aggiungere ad altre comunicazioni, che già devi seguire per altri progetti, con il risultato di creare spesso confusione e sovrapposizioni.

Io personalmente inoltre, credo che sia fondamentale lavorare evitando di controllare in continuazione le email, ma ridurre a due volte al giorno il tempo dedicato a leggere e a rispondere ai vari messaggi (email, Fb, Twitter, ecc…)

La soluzione a questo problema gestionale si è presentata con l’utilizzo di Asana: questa applicazione ti da la possibilità di suddividere un progetto in task, assegnarli e nel contempo gestire la comunicazione del team.

Photo Credit © Asana

La cosa che trovo fondamentale è la chiarezza che crea questo tipo di gestione. Tutti i tipi di comunicazioni vengono suddivisi a seconda dei task e ogni task può essere assegnato ad una persona e seguito anche da altre.

Questo evita sovrapposizioni e ripetizioni di messaggi, oltre ad eliminare la possibilità di smarrire o dimenticare alcuni task.

2# Suddividi in Maniera Chiara i Singoli Compiti

Sembra banale da sottolineare, ma nella definizione di un progetto è fondamentale chiarire subito “chi farà che cosa”.

Se poi i membri del team non hanno la possibilità di guardarsi tutti i giorni negli occhi, conoscersi e incontrarsi di persona, diventa necessario avere uno spazio virtuale dove delineare chiaramente il profilo di ognuno.

Questo va di pari passo chiaramente con la compilazione di un calendario, che definisce tempi, priorità e occupazione di ogni membro del team.

Per fare questo io ti suggerisco di usare sempre Asana.

Fino ad oggi infatti è l’applicazione che trovo avere il migliore mix tra “task + calendario + messaggistica”.

3# Condividi i File con un Criterio

Non aver paura, ora non attaccherò a raccontarti quanto sia meraviglioso e utilissimo usare DropBox e quanto ti cambi la vita condividere e creare i documenti su Google Drive (anche se la tentazione è forte!), ma fammi spendere due parole sulla gestione dei file di lavoro.

Usare una o entrambe le applicazioni che ho appena citato, cambia e facilita il lavoro del team solo se viene condivisa una tecnica comune di assegnazione e suddivisione dei file.

Per questo non c’è un’app che decida al posto tuo (per lo meno non che io sappia!!), ma tieni presente che studiare e condividere un metodo di archiviazione, vuol dire anche crearsi uno schema sicuramente più semplificato del flusso lavorativo.

4# Non Farti Prendere la Mano dalle Applicazioni!

In questo post ti ho voluto portare l’esempio dell’utilizzo di alcune app, ma chiaramente ne esistono a migliaia, che sono altrettanto utili, interessanti, divertenti o che semplicemente si adattano meglio al tuo business o al tuo team.

Quello che voglio comunque suggerirti è di non lasciarti prendere troppo la mano!

È sempre interessante scoprire sempre nuove app, ma il loro utilizzo non deve diventare una perdita di tempo per il team.

Ti faccio un esempio. In un progetto che seguivo in precedenza, oltre ad usare Asana, il team scambiava comunicazioni anche con Podio, in più molti eventi venivano condivisi su Facebook e chiaramente alcuni cercavano di ribadire il concetto anche scrivendoti una mail.

Risultato: nel momento in cui dovevo leggere i messaggi, ero costretta a controllare quattro diverse applicazioni ed era garantito che mi perdessi qualcosa per strada.

Quindi il mio consiglio è che “less is more, più o meno always“!

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