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Una delle domande che mi viene posta meno frequentemente da chi vuole avviare un’attività di Assistente Virtuale è “Quanto tempo e quanto devo investire per far ingranare l’attività?”.

Sono due aspetti a cui si pensa poco, privilegiando invece gli aspetti burocratici e fiscali, ma sono in realtà punti molto importanti da tenere in considerazione, perché è bene che tu sappia, prima ancora di iniziare un nuovo percorso professionale, quali possono essere i tempi necessari per far decollare la tua nuova attività, in modo da essere ben preparata e poter pianificare al meglio come investire il tempo e il budget che tu hai a disposizione.

In questo post ti parlerò di costi iniziali e costi fissi, e tempi necessari, affinché la tua nuova attività possa iniziare a darti le prime soddisfazioni economiche.

Quanto Costa Avviare un’Attività di Assistenza Virtuale e Quali Sono i Tempi Necessari per Farla Decollare?

Per quanto riguarda la normativa fiscale relativa all’avvio di un’attività, io consiglio sempre di rivolgersi a un commercialista, perché è la persona più indicata a fornirti una consulenza specifica in materia.

Non essendo molto aggiornata in materia fiscale italiana, ho chiesto informazioni a Flavia Rossi, nomade digitale, alunna del mio corso per assistenti virtuali e neo collega.

Aprirsi una Partita Iva è gratuito, anche se poi la gestione può avere un costo nel caso in cui ti affidi a un commercialista e dipende dalla tariffa del professionista scelto(questo è un articolo interessante che spiega quanto costa aprire e mantenere una partita IVA).

La Partita Iva non è tutto, perché bisogna pagare una tassa per l’iscrizione alla Camera di Commercio, circa un centinaio di euro all’anno.

Il costo che incide maggiormente è quello dell’INPS, che si aggira intorno ai 750 euro da versare ogni tre mesi.

#1 Quali sono i costi relativi agli strumenti necessari?

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Partiamo dal presupposto che tu abbia già un computer e una connessione a Internet, con tutti i relativi accessori: webcam, cuffie e microfono. Non è indispensabile avere una stampante e uno scanner, a meno che una delle tue attività preveda la stampa di materiale per i tuoi clienti.

Un costo da prendere in considerazione se sei agli inizi è quello relativo alla formazione: meglio non improvvisare, soprattutto trattandosi di una professione che a primo acchito desta qualche sospetto o titubanza: “Una segretaria che non è in ufficio?”

E’ bene garantire la massima professionalità e, inutile dirlo, un’opportuna formazione ti fornirà gli strumenti necessari per farlo.

Sia che si tratti di un corso generico su come diventare Assistente Virtuale, sia che si tratti di un corso specialistico, come quelli offerti da VAClassroom, i costi sono di circa 300€.

Entrambe queste tipologie di corsi, ti daranno gli strumenti necessari per acquisire la professionalità sufficiente per proporti in diversi ambiti e poter offrire servizi specialistici, non solo di segretaria che lavora online.

Difficilmente potrai proporti in maniera efficace senza avere quella che io definisco una presenza online, ovvero un tuo sito Web. Quindi un altro costo che devi prendere in considerazione è quello relativo alla creazione del tuo sito.

Io ti suggerisco di crearlo utilizzando la piattaformaWordPress. Frequentandoo un corso per Assistenti Virtuali ti sarà sicuramente insegnato come utilizzarla al meglio.

Puoi crearlo anche cercando del materiale disponibile online: tutorials gratuiti, o magari utilizzando il forum di WordPress. Ma in questo caso ti ci vorrà molto più tempo, soprattutto se sei completamente a digiuno e la stessa parola WordPress ti fa pensare: “Word CHE?”

In questo caso, conviene affidare a qualcuno che lo possa realizzare per te. I costi possono variare dai 500€ ai 2000€, o anche di più, dipende molto da che tipo di sito vuoi, se lo vuoi estremamente personalizzato in quanto a grafica, o se ti accontenti di qualcosa di più semplice, se lo vuoi in una lingua o due o più lingue.

Se invece te la senti e hai gli strumenti per lanciarti da solo, i costi si riducono a:

• 1. Registrazione dominio. Circa 10€ annuali
• 2. Hosting. Da 50€ a 80€ annuali
• 3. Eventuale acquisto di template per realizzare il tuo sito. Da 30 a 90€. Esistono molti templates gratuiti in WordPress, ma se vuoi qualcosa di un po’ più particolare, è meglio acquistarne uno. Io per esempio ho da poco rifatto il sito di assistentivirtuali.org e ho acquistato Genesis, uno dei più popolari templates per WordPress, che costa da circa 43€ a circa 70€, secondo l’impostazione grafica che sceglierai.

Se sei agli inizi, non dovrai acquistare software particolari ma puoi tranquillamente “arrangiarti” con quelli disponibili gratuiti online.

Ti faccio un esempio: potresti aver bisogno di un software per registrare il tempo di lavoro. Quelli più complessi, che sono veri e propri strumenti per la gestione di progetti e per la collaborazione tra team di lavoro, come Feng Office, sono a pagamento (circa 20€ al mese).

Se hai almeno un cliente fisso, puoi imputare questo costo al tuo cliente, ma se cerchi un’opzione gratuita, eccone alcuni che potresti valutare:

• – Paymo
• – Podio
• – Toggl. (La versione web costa 5 dollari al mese, la versione da scaricare invece è gratuita.)

Un altro costo da considerare, dopo che avrai il tuo sito e i profili nei Social Network, è la pubblicità.

Google Adwords e Facebook Ads possono essere molto utili agli inizi per dare una spinta a promuovere la tua attività.

Puoi gestire tu stesso la tua campagna pubblicitaria, ma ti consiglio di informarti bene prima su come fare, altrimenti sarà meglio rivolgerti a un professionista.

Google Adwords in particolare è un po’ una scienza, e se non lo fai bene, rischi di perdere l’intero budget senza ottenere risultati.

Oltre alle informazioni fornite direttamente dai due colossi, esistono molte guide e molte informazioni gratuite su come creare una pubblicità che dia risultati. Ti consiglio di non fermarti a quello che dicono Google e Facebook, perché è ovvio che fanno i loro interessi e quindi i loro consigli sicuramente non ti aiuteranno a risparmiare soldi, anzi!!

Il budget da dedicare ad entrambe le pubblicità dipende dal budget che tu hai a disposizione, ovviamente, però consideralo un investimento per la tua attività. Per iniziare possono essere sufficienti 100 euro al mese per ciascuna campagna. Vedi i risultati ed eventualmente modifica il budget.

#2 Quali Sono i Tempi Necessari per Avviare un’Attività di Assistenza Virtuale?

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La prima cosa da fare è formarti, tre mesi sono sufficienti per avere una base professionale per partire. Considera però che la formazione non finisce mai! Proprio come diceva De Filippo, che “nella vita gli esami non finiscono mai“, in quest’attività devi sempre formarti e tenerti aggiornato, perché la preparazione è quello che ti differenzierà alla lunga e ti offrirà maggiori opportunità. Io frequento almeno due nuovi corsi ogni anno, oltre a webinar, sia gratuiti sia a pagamento (circa uno al mese).

Ho trovato il mio primo cliente dopo circa 3 mesi dall’avvio vero e proprio dell’attività, quindi 3 mesi di corso, 3 mesi di promozione. Devo dire però che quando frequentavo il corso, lavoravo full time, quindi non avevo molto tempo per farmi promuovermi in maniera efficace, il sito l’ho fatto dopo il corso e quindi direi che 3 mesi è un tempo ragionevole per iniziare a farsi conoscere e trovare i primi clienti.

Una volta che avrai il primo cliente, aumenteranno le possibilità di farti conoscere: lui stesso potrà raccomandare i tuoi servizi, potrai iniziare a mettere testimonials nel tuo sito di qualcuno che lavora con te ed è soddisfatto, e questo ti aiuterà a costruirti col tempo una tua reputazione.

Per esperienza personale, direi che ci vuole circa un anno per arrivare a creare un’attività proficua, con un numero di clienti sufficienti per poter tranquillamente vivere di quest’attività.

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