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C’è una guida (in inglese) molto famosa nel mondo dell’Assistenza Virtuale, credo che tutti gli AV nel mondo ne hanno sentito parlare o l’hanno avuta sotto mano. Si chiama 101 Plus Ways to Use a VA, cioè “101 e più modi per usufruire dei servizi di un AV” (non mi piace molto l’idea di usare…). Se ti incuriosisce, puoi leggerla sul sito della IVAA

Questa guida è stata scritta nel 1998 da Amy Sarai, di cui oggi non ci sono più tracce nel web, almeno secondo le mie ricerche.

La guida letta oggi a distanza di 15 anni, ha degli aspetti anacronistici che fanno sorridere, per chi si ricorda il floppy disk ad esempio, che viene menzionato diverse volte nella guida “i 101 modi per usufruire dei servizi di un AV.”

Al di là di questo, la guida è stata, ed è ancora famosa, perché è un ottimo strumento sia per clienti che per gli Assitenti Virtuali che si avvicinano per la prima volta a questa professione e non hanno chiari quali sono i servizi che potrebbero offrire ai propri clienti.

Con un progetto meno ambizioso di quello di Amy Sarai, voglio elencarti 15 attività ( tra le tante) che un’AV può svolgere. (Liberamente adattato da 101 Plus Ways to Use a VA. Lo stile è quello adottato nel report, ma le attività sono aggiornate a tempi più moderni e alle attività che io e il mio team realizziamo)

Servizi di Segreteria – Assistenza

Un cliente non riesce a gestire la sua casella di email e rischia di perdere contatti importanti per il suo lavoro. Fornisce l’accesso alla sua casella di posta all’AV che filtra le email, rispondendo a quelle di routine in base a indicazioni ricevute e fa arrivare al cliente solo le email che richiedono la sua risposta diretta.

Un cliente ha difficoltà a gestire la sua agenda di appuntamenti. Attraverso uno strumento come Google Calendar il cliente e l’AV condividono l’agenda. Il cliente inserisce i suoi appuntamenti o quelli che prende personalmente e l’AV aggiorna l’agenda con gli appuntamenti presi via email.

Un cliente ha bisogno di supporto per l’organizzazione dei suoi viaggi personali o di lavoro. L’AV trova e prenota il viaggio e l’alloggio più conveniente ed effettua la prenotazione usando una carta di credito di cui il cliente abbia fornito i dati.

Un cliente non riesce a stare dietro alle sue spese. L’AV prepara un file in Excel o strumento simile dove registra tutte le spese. L’AV ha accesso all’home banking del cliente, e attraverso una cartella condivisa in Dropbox o Google Drive, registra gli scontrini che il cliente allega scannerizzati.

Un cliente ha bisogno di una Powerpoint per una presentazione. Invia un facsimile, oppure un testo con le indicazioni e l’AV procede alla creazione della presentazione.

Servizi Relativi al Web

Un cliente vuole creare una newsletter ma non ha idea di come fare. L’AV suggerisce il miglior autoresponder da utilizzare, aiuta il cliente nell’effettuare l’acquisto e lo configura predisponendo le liste e creando un template da utilizzare in tutte le newsletter.

Un cliente vuole scrivere e inviare una newsletter tutte le settimane ma non ha tempo per farlo. L’AV, con il contenuto inviato dal cliente, predispone la newsletter nell’autoresponder e la programma per l’invio.

Un cliente sta già usando un autoresponder per le sue campagne di email marketing ma non ha tempo per controllare i risultati. L’AV studia le analitiche dell’autoresponder e invia report dettagliato al cliente. Questo consente di avere dati precisi sulla percentuale di apertura e lettura delle email e quindi comprendere i risultati che si stanno ottenendo ed eventualmente “aggiustare il tiro”.

Un cliente ha una o più mailing list in un autoresponder con molti contatti inattivi. L’AV periodicamente visualizza lo status dei sottoscrittori e rimuove quelli che si sono cancellati o che non aprono le emails da molto tempo.

Un cliente ha uno o più siti attivi ma non riesce a monitorare i risultati che sta ottenendo nel web. L’AV studia le analitiche attraverso Google Analytics o strumenti simili e invia un report dettagliato al cliente affinché possa ottimizzare le sue attività nel web.

Un cliente non riesce ad aggiornare il suo sito o blog per mancanza di tempo e non pubblica da settimane. L’AV può scrivere articoli come ghost writer e predisporli per la pubblicazione.

Un cliente crea contenuti ma non ha tempo per pubblicarli nel sito o blog. L’AV predispone l’articolo in WordPress, trova un’immagine, aggiunge le tags, le categorie, lo ottimizza per il SEO e lo predispone per la pubblicazione.

Un cliente ha profili o pagine pubbliche in diversi Social Networks ma non riesce ad aggiornarli con costanza. L’AV si occupa di curare i contenuti e programmare quotidianamente nei vari SN.

Un cliente non riesce a rispondere ai vari commenti o messaggi che arrivano sui suoi Social Networks. L’AV ogni giorno entra nei vari profili e risponde ai commenti e messaggi ed eventualmente inoltra al cliente quelli che richiedono la sua risposta.

Un cliente investe tempo e denaro nei Social Network senza sapere quali risultati sta ottenendo. L’AV studia le statistiche fornite dai Social Networks o altri strumenti di monitoraggio e invia al cliente report dettagliato (quali pubblicazioni hanno maggiori risultati, da dove vengono i fans, che età anno, ecc.) in modo che si possano elaborare strategie mirate.

Le attività che può svolgere un AV come immagini sono molte di più e dipendono dalla specializzazione dell’AV. Io ad esempio conosco, ed ho imparato ad utilizzare, strumenti abbastanza complessi per la gestione di attività di marketing online che sono molto richiesti nel mercato anglosassone, come ad esempio Infusionsoft, oppure Optimizepress, che serve per creare pagine di vendita e landing page.

In molti casi essere specializzato e conoscere questo tipo di strumenti può aiutarti a differenziare la tua offerta, per quello suggerisco un aggiornamento continuo, ma per iniziare a svolgere questa professione non è indispensabile conoscerli tutto, puoi iniziare tranquillamente fornendo servizi di assistenza utilizzando quelle che sono tue conoscenze e competenze attuali e poi pian piano perfezionarti.

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