Molte persone con le quali parlo dei meeting e riunioni online mi dicono spesso che sono penosi! La tecnologia non funziona mai bene, le persone non hanno la giusta attenzione e ci sono sempre un mare di distrazioni.

Penso che possiamo trovare tutti i problemi in questo video di “a conference call in real life”

Pilar Orti ed io abbiamo parlato di questo nel podcast  21st Century Work-Life Podcast (che raccomando vivamente di ascoltare) e ora voglio passare ai consigli di cui abbiamo parlato.

1. Fai in modo di avere un organizzatore

Se non puoi farlo tu, assegna a qualcuno il ruolo di Organizzatore. Questa persona avrà il compito di controllare che ognuno abbia le informazioni e tutto il materiale necessario per partecipare e dare il suo contribuito alla riunione online.

2. Conduci una prova generale

Fai sempre una “prova generale” prima di partire con la riunione vera e propria, in modo tale che ognuno abbia la possibilità di testare la sua connessione Internet, la giusta illuminazione e l’audio.

3. Arriva prima e prova il tuo equipaggiamento

Quando abbiamo delle riunioni in uno spazio fisico, puoi entrare all’ultimo minuto, sederci ed essere completamente presenti. Ma in un meeting online, se tu entri all’ultimo minuto, rischi sono che il tuo microfono non funzioni bene, che il tuo computer abbia bisogno di un riavvio o la necessità di settare qualche impostazione che non funziona correttamente. Nelle riunioni e nei meeting online, cerca di arrivare sempre con un po di anticipo e testa tutto il tuo equipaggiamento.

4. Arriva preparato

Se ci sono materiali per il meeting che devono essere inviati, assicurati di averli letti prima che il meeting abbia inizio. Le conversazioni possono andare molto più in profondità quando le persone sono preparate.

5. Tieni pronto un processo di backup

Qualcosa andrà sempre male e per le più strane ragioni. Quindi se uno strumento fallisce, tienine sempre un altro di riserva, pronto da utilizzare.

6. Configura i protocolli di un meeting

In un meeting online può essere difficile sapere quando qualcuno vuole parlare. Quindi potresti creare un protocollo da utilizzare, esempio: se qualcuno vuole parlare, digli di alzare la mano (questo funziona solo quando usi il video). Altri protocolli potrebbero essere quelli di ricordare a tutti di mettere in muto il microfono, quando non si sta parlando e di rimuovere eventuali cose che possono disturbare la riunione online (cane che abbaia, la suoneria del telefono, rumori di fondo etc…). E’ importante inoltre conoscere molto bene le abitudini e le cose che sono ritenute importanti dal tuo gruppo di lavoro. Es: essere in orario, o arrivare preparati alla riunione online!

7. Usa un canale di comunicazione secondario

Durante un meeting si dovrebbe sempre prevedere un canale secondario per comunicare con gli altri partecipanti. Per esempio, se qualcuno sta avendo dei problemi tecnici, questi potrebbero essere risolti fornendogli assistenza sul canale secondario senza disturbare o interrompere gli altri. Si può usare una chat come quella di Skype o la funzionalità chat di Google Hangouts. Questa è un buona pratica perchè:

• È un modo per comunicare senza interrompere la conversazione generale.
• È possibile aiutare quei partecipanti al meeting che non parlano bene la lingua.
• È possibile avere un posto per suggerire argomenti di cui le persone vorrebbero portare, oltre a quelli già presenti in agenda

8. Usa il video

Io insisto sempre per usare il video in tutti i miei meeting da remoto remoti. Usare il video tiene le persone più impegnate e responsabili, inoltre crea un’atmosfera più personale. In più raccomando strumenti che permettono di continuare a vedere gli altri partecipanti anche quando si condivide lo schermo durante la riunione.(come zoom.us o Sococo).

9. Tutti hanno la possibilità di parlare

È piacevole iniziare il meeting con tutti che parlano. Un modo per farlo è iniziare con una semplice domanda iniziale (es: cibo preferito in vacanza, profumo preferito, ecc…). Qualcosa di divertente ed immediato che dia a ognuno la possibilità di parlare prima che il meeting o la riunione inizi. Per alcune ragioni sembra che quando una persona ha parlato all’interno di un gruppo poi sia più facile far emergere problemi in futuro.

10. Riduci le presentazioni al minimo

Non avere più di 10 minuti per ogni tipo di presentazione senza avere un’attività interattiva. Le persone perdono interesse e l’attenzione cala.

11. Seleziona una persona per rispondere ad una domanda

Se fai una domanda in un gruppo online tu potresti non avere risposta oppure rispondono tutti nello stesso momento. Sii sicuro di fare una domanda ad una persona in particolare.

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