Dalle differenze di opinioni ai fraintendimenti superficiali, i conflitti con i nostri team virtuali sono inevitabili. Differenze linguistiche, culturali e nel metodo di lavoro possono causare qualsiasi tipo di problematica.

Per cui cosa possiamo fare per prevenire e risolvere questi conflitti non appena si presentano?

Prevenzione dei Conflitti nei Team Virtuali

Prima di tutto parliamo della prevenzione.

Il mio metodo preferito per risolvere i fraintendimenti è quello di creare un team agreement, ovvero un insieme di linee guida di base da seguire per lavorare bene insieme. Qui puoi scaricare team agreement   un template che ho creato per Lucid Meetings che puoi provare ad utilizzare o personalizzare per conto tuo.

Dopo aver ottenuto un accordo nel vostro team ricordati di avere regolari retrospettive di team. Questo è un modo con cui i team riflettono realmente e con una certa cadenza su come le cose stanno andando avanti.

E’ importante avere queste retrospettive programmate regolarmente e non solo quando le cose non vanno come dovrebbero o quando ci sono problemi. Questo ti offre la possibilità di avere “sfoghi regolari” per discutere insieme al tuo team le cose che si hanno in mente e che altrimenti rischierebbero di emergere mai.

Risoluzione di Conflitti in Team Virtuali

Anche con le migliori tecniche di prevenzione, i conflitti continueranno ad esserci, questo è normale.

Nei team virtuali la maggioranza delle comunicazioni è scritta. Uno dei miei metodi preferiti per scrivere critiche costruttive è l’utilizzo del Feedback Wrap di Jurgen Appelo. Questo metodo ci dà modo di impostare il contesto, elencare le nostre osservazioni, fare una lista delle nostre osservazioni, esprimere le nostre emozioni, suggerire metodi per superare le difficoltà.

Ma quando le cose iniziano ad essere emotivamente fuori controllo allontanatevi dalle parole scritte e passate al faccia-a-faccia virtuale (eface-to-eface). Fate partire una video chiamata e parlate di tutto. Il video aiuta ad umanizzare lo spazio del lavoro remoto e ci fornisce delle “code visive” che aiutano a completare il contesto.

Quando anche questo metodo non funziona allora è tempo di prendere un moderatore che possa facilitare una conversazione produttiva. Avere qualcuno che modera può aiutare a mantenere le emozioni sotto controllo, assicurare che tutti abbiano la possibilità di parlare ed essere ascolti così da cominciare a fare progressi e vedere i risultati.

Dritte da Professionisti

Alcuni importanti consigli da tenere a mente per i team virtuali:

1. Avere intenti propositivi
   questa è la regola numero uno per i team virtuali! Perché la mancanza di un contesto e le differenze nel linguaggio e nella cultura partono dal presupposto che il tuo collega virtuale sia il migliore.
2. Non lasciare che lo cose rimangano in sospeso
   Quando qualcosa ti infastidisce non aspettare troppo a dire qualcosa. Le piccole frustrazioni possono crescere accumulandosi fino al punto di non ritorno.
3. Non agitarti
   Quando le emozioni sono corrono alte, possiamo dire cose cattive e che feriscono. Per quanto possano farti sentire bene in quel momento quelle parole possono creare una danno permanente.

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