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Se sei un nomade digitale o aspirante tale, avrai un business “mobile”, che ti permette di lavorare da ovunque e girare il mondo con il tuo fedele laptop, senza che la tua professione ne risenta.

Non so tu, ma quando viaggio a me piace godermi i posti che visito, e questo si sa, richiede tempo. Quando si lavora in giro per il mondo, essere organizzati è una sfida maggiore di quanto non lo sarà mai per una persona che lavora da casa o da un ufficio.

Occorre creare dei sistemi che permettano di organizzare e gestire il lavoro in maniera efficiente e fluida. Se sei un freelance, è probabile che tu riesca a fare tutto da solo, ma se il lavoro inizia ad aumentare, arriva un momento in cui delegare diventa imprescindibile.

Ovviamente ci sono una serie di attività nel tuo business che non puoi o non dovresti delegare, e definire chiaramente quali non è così immediato, richiede del tempo e richiede un’analisi accurata del proprio business e delle attività che ogni giorno vengono realizzate.

Per essere ancora più precisi, quello che ci vorrebbe, e che suggerisco ai miei clienti all’inizio di una collaborazione, soprattutto quando sono molto confusi su quello che potrebbero delegare, è documentare il flusso di lavoro.

Documentare non vuol dire sedersi a riflettere sulle attività che svolgiamo tutti i giorni e scriverle, ma significa prendere nota di tutto quello che facciamo dal momento in cui iniziamo la giornata.

In questo modo avremo la certezza di quanto tempo passiamo a rispondere email, di quanto tempo perdiamo su Facebook, etc. Ovviamente bisogna essere sinceri con se stessi e molto precisi e un pochino rigorosi in questa attività. Nel dubbio si può ricorrere alla tecnologia, con uno strumento come Rescuetime, che fa tutto questo per te, almeno documenta tutto quello che fai al computer.

Definire quali sono le attività delegabili è abbastanza soggettivo in quanto dipende dall’attività stessa, ma ce ne sono alcune ricorrenti pressoché in tutti i business, che sarebbe opportuno delegare.

Rispondere alle Email

La valanga di email è il grosso problema della maggior parte dei business, soprattutto se sei un libero professionista o un solopreneur. E lo so per esperienza diretta con i clienti, ma anche per esperienza personale, perché anche io sono arrivata a un certo punto a non riuscire a gestire le email e a comprendere che se io rispondo alle email, perdo almeno un paio d’ore al giorno (documentato), tempo prezioso che tolgo da quello che è per me prioritario: creare contenuti ed elaborare nuove strategie per la crescita del mio business. Quindi le email sono la prima cosa da delegare. Irrimediabilmente.

Coordinare l’Agenda

Anche se ci sono strumenti che permettono di automatizzare le prenotazioni di appuntamenti, come Scheduleonce, ci sono dei casi in cui l’intelligenza umana è necessaria, proprio perché ha la capacità di riconoscere le priorità, apportare cambiamenti all’ultimo minuto e comunicarli alle parti. Quindi si può delegare a un’assistente virtuale la gestione dell’agenda con il supporto di uno strumento di automazione.

Supporto con i Contenuti

Qualunque sia la tua attività, la produzione di contenuti è fondamentale per farsi conoscere online. Un’assistente virtuale può supportarti in vari modi: può produrre i tuoi contenuti scritti, può revisionare e sistemare nel tuo sito o blog i contenuti da te predisposti, se vuoi creare un audio podcast può aiutarti a configurare tutto e può aiutarti anche con l’editing dell’audio. Anche per i video, un’assistente virtuale può creare video presentazioni e video informativi di varia natura per la tua attività, e anche occuparsi dell’editing. E ovviamente un’AV può occuparsi della programmazione e diffusione dei contenuti nei vari canali, attraverso l’impostazione di un calendario editoriale condiviso.

Coordinare il Customer Care.

Molto spesso è un aspetto trascurato, tra le centinaia di email che arrivano al giorno, una parte riguarda richieste di supporto varie da parte di clienti. Capita spesso che si perdano nel marasma delle richieste di informazioni e anche lo spam, ecco perché è importantissimo mettere a punto un sistema di assistenza al cliente che funzioni, e che un’AV potrebbe seguire integralmente.

Ricerche

Sembra banale, eppure molte attività che realizziamo nel nostro lavoro richiedono una ricerca a monte. Ad esempio scrivere un post può richiedere che ci documentiamo; selezionare gli eventi più interessanti nel nostro settore a cui partecipare, trovare siti e blog su cui scrivere guest posts, decidere dove sarà la nostra prossima vacanza, sono tutte attività che richiedono una ricerca. Se abbiamo qualcuno che svolge la ricerca per noi, in modo che ci ritroviamo a scegliere da una lista già precedentemente filtrata, avremo risparmiato del tempo prezioso.

Queste sono alcune delle attività che possono essere delegate a un’Assistente Virtuale. E’ importante considerare che il processo di delega richiede la costruzione di un rapporto di fiducia, solo così si potrà delegare sempre di più.

La cosa più importante da delegare, che farà davvero la differenza a lungo termine è il potere decisionale: se le persone a cui deleghi non possono prendere decisioni, sarai sempre incastrato in quello che viene definito “micromanaging”: le persone dovranno sempre riportare a te e aspettare te per portare avanti alcune attività.

Se riesci ad attribuire a una persona di fiducia come un’ AV Virtual Office Manager, la facoltà di decidere, avrai conquistato molto più tempo libero. Mi riferisco a un vero e proprio periodo sabbatico, come racconta Natalie Sisson di The Suitcase Entrepreneur in questo post che ho trovato molto interessante.

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